Koncert, spektakl, festyn, wernisaż czy plenerowe kino to nie tylko program artystyczny, publiczność i logistyka. Dla organizatora równie ważne powinno być pytanie: co zrobimy, jeśli coś pójdzie niezgodnie z planem? Dobre zabezpieczenie wydarzenia zaczyna się na długo przed pojawieniem się pierwszego uczestnika.
W instytucjach kultury bezpieczeństwo często kojarzy się przede wszystkim z przepisami przeciwpożarowymi, instrukcją BHP albo koniecznością wyznaczenia dróg ewakuacyjnych. Tymczasem rzeczywiste bezpieczeństwo wydarzenia to znacznie szerszy system: odpowiedzialność, podział ról, komunikacja, przygotowanie na sytuacje kryzysowe, dostępność i umiejętność szybkiego podejmowania decyzji.
Pierwsza zasada brzmi: nie każde wydarzenie jest imprezą masową. Ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych określa szczególne zasady dla przedsięwzięć spełniających ustawową definicję imprezy masowej. Przykładowo, dla imprezy artystyczno-rozrywkowej organizowanej w budynku progiem jest co najmniej 500 udostępnionych miejsc, a na terenie otwartym – co najmniej 1000 miejsc. W przypadku meczu piłki nożnej oraz imprezy sportowej obowiązują inne progi.
To rozróżnienie jest bardzo ważne. Małe wydarzenie w domu kultury nie staje się automatycznie imprezą masową tylko dlatego, że uczestniczy w nim dużo osób. Nie oznacza to jednak, że organizator może zrezygnować z planowania bezpieczeństwa.
Najpierw odpowiedzialność, potem scenariusz
W przypadku imprezy masowej ustawa jednoznacznie wskazuje organizatora jako podmiot odpowiedzialny za bezpieczeństwo w miejscu i czasie jej trwania. Do jego obowiązków należą m.in. zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom, zabezpieczenia medycznego, odpowiedniego stanu technicznego obiektu i instalacji, a także służb porządkowych i informacyjnych.
W praktyce warto zastosować tę zasadę również przy wydarzeniach, które formalnie nie są imprezami masowymi.
Przed rozpoczęciem wydarzenia powinno być jasne:
- kto jest organizatorem,
- kto podejmuje decyzję w sytuacji zagrożenia,
- kto odpowiada za kontakt ze służbami,
- kto odpowiada za ewakuację,
- kto kontaktuje się z artystami i wykonawcami,
- kto przekazuje komunikaty publiczności,
- kto dokumentuje zdarzenie.
Najgorszym momentem na ustalanie odpowiedzialności jest chwila, w której na widowni pojawia się dym, ktoś zasłabnie albo trzeba natychmiast przerwać wydarzenie.
1. Sprawdź obiekt i drogi ewakuacyjne
Przed każdym większym wydarzeniem warto przejść obiekt dokładnie tak, jak będzie poruszała się publiczność.
Czy wejścia są drożne? Czy drzwi ewakuacyjne można otworzyć? Czy na drogach ewakuacyjnych nie pojawiły się dodatkowe elementy scenografii, kabli, stoisk albo sprzętu technicznego? Czy oznaczenia są widoczne?
Przepisy dotyczące ochrony przeciwpożarowej obejmują m.in. zasady ewakuacji, instalacje i urządzenia przeciwpożarowe oraz wymagania dotyczące warunków ochrony przeciwpożarowej obiektów. Aktualny tekst jednolity odpowiedniego rozporządzenia został ogłoszony w 2023 r.
W przypadku imprez masowych wymagania są jeszcze bardziej konkretne. Organizator powinien zapewnić m.in. drogi ewakuacyjne oraz drogi umożliwiające dojazd pojazdom służb ratowniczych i Policji.
Praktyczny test: przejdź trasę ewakuacji przed otwarciem wydarzenia. Nie na papierze, ale fizycznie. Sprawdź ją również z perspektywy osoby poruszającej się na wózku, rodzica z małym dzieckiem czy osoby starszej.
2. Nie zakładaj, że publiczność „będzie wiedziała, co robić”
W sytuacji zagrożenia ludzie nie zachowują się tak samo jak podczas normalnego wydarzenia. Mogą pojawić się panika, dezorientacja, próby powrotu po rzeczy osobiste albo kierowanie się za tłumem.
Dlatego plan bezpieczeństwa powinien odpowiadać na proste pytanie: kto i w jaki sposób przekazuje publiczności informację o zagrożeniu?
W przypadku imprez masowych organizator ma obowiązek opracować instrukcję postępowania w przypadku pożaru lub innego miejscowego zagrożenia. Dokument powinien m.in. określać sposób działania służb, osoby odpowiedzialne za kierowanie ewakuacją, zagrożenia oraz zasady łączności z odpowiednimi służbami.
Warto więc ustalić wcześniej gotowe komunikaty:
„Prosimy o zachowanie spokoju i stosowanie się do poleceń obsługi.”
„Prosimy o opuszczenie sali najbliższym oznaczonym wyjściem.”
„Wydarzenie zostaje przerwane z przyczyn bezpieczeństwa.”
Takie komunikaty powinny być krótkie, jednoznaczne i pozbawione niepotrzebnych szczegółów.
3. Ochrona to nie tylko liczba osób przy wejściu
Przy większych wydarzeniach istotne jest określenie, kto odpowiada za porządek i kontakt z uczestnikami.
W przypadku imprez masowych przepisy określają minimalną liczebność służb porządkowych i informacyjnych. Dla imprezy masowej niebędącej imprezą podwyższonego ryzyka jest to co najmniej 10 członków tych służb na 300 osób oraz co najmniej jedna osoba na każde kolejne 100 osób, przy czym co najmniej 20 proc. składu stanowić muszą członkowie służby porządkowej. Dla imprez podwyższonego ryzyka wymagania są wyższe.
Nie należy jednak mechanicznie przenosić tych wskaźników na każde wydarzenie kulturalne. Jeśli wydarzenie nie jest imprezą masową, jego organizator powinien przede wszystkim dobrać zabezpieczenie do rzeczywistego ryzyka.
Inaczej będzie wyglądał kameralny koncert w sali na 150 osób, inaczej festyn plenerowy na kilka tysięcy uczestników.
4. Medycy: nie czekaj na pierwszą interwencję
Kolejnym elementem jest pomoc medyczna.
W przypadku imprez masowych obowiązują szczegółowe minimalne wymagania dotyczące zabezpieczenia medycznego określone w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 6 lutego 2012 r. Zabezpieczenie obejmuje co najmniej zespoły wyjazdowe, patrole ratownicze i punkty pomocy medycznej.
W przypadku mniejszych wydarzeń warto przynajmniej odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
Gdzie znajduje się apteczka? Kto potrafi udzielić pierwszej pomocy? Jak wezwać 112? Czy ratownik lub pracownik wie, którędy służby ratownicze mogą najszybciej dostać się do budynku?
W dużym obiekcie informacja „wezwaliśmy pogotowie” nie wystarczy. Ktoś powinien wyjść naprzeciw zespołowi ratowniczemu i doprowadzić go do miejsca zdarzenia.
5. Dzieci i osoby ze szczególnymi potrzebami
Bezpieczne wydarzenie powinno być projektowane z myślą o różnych uczestnikach.
Jeżeli na wydarzeniu są dzieci, warto wcześniej ustalić zasady dotyczące ich uczestnictwa, opieki i reagowania w sytuacji zagubienia dziecka. W przypadku imprez masowych regulamin powinien określać m.in. warunki uczestnictwa i zasady zachowania uczestników, z uwzględnieniem udziału osób małoletnich.
Podobnie należy spojrzeć na osoby z niepełnosprawnościami, osoby starsze czy osoby mające trudności w poruszaniu się.
Dostępność nie powinna być traktowana jako osobny projekt realizowany obok bezpieczeństwa. Droga dostępna dla osoby poruszającej się na wózku powinna być jednocześnie częścią realnego planu ewakuacji.
Warto sprawdzić:
- czy osoba na wózku może dotrzeć do miejsca wydarzenia,
- czy zna dostępne drogi wyjścia,
- czy pracownicy wiedzą, jak udzielić jej pomocy,
- czy komunikaty są zrozumiałe,
- czy w przypadku ewakuacji nie powstanie „wąskie gardło”.
Dostępność jest dziś również jednym z ważnych kierunków polityki publicznej w kulturze – program „Kultura Dostępna” MKiDN wprost zakłada działania ułatwiające dostęp do kultury osobom i grupom napotykającym bariery uczestnictwa.
6. Pogoda może zmienić cały plan
Wydarzenie plenerowe wymaga dodatkowego scenariusza.
Organizator powinien monitorować prognozy i ostrzeżenia meteorologiczne, ale przede wszystkim powinien wcześniej określić punkt decyzyjny.
Kto podejmuje decyzję o przerwaniu koncertu? Przy jakich warunkach? Gdzie kierowana jest publiczność? Co dzieje się ze sceną i sprzętem? Jak informujemy uczestników?
Nie chodzi o przewidywanie każdej możliwej sytuacji. Chodzi o to, żeby decyzja nie była podejmowana w chaosie.
W przypadku wydarzeń plenerowych szczególnej uwagi wymagają m.in. silny wiatr, burze, intensywne opady, upał oraz ograniczona widoczność.
7. Technika również jest elementem bezpieczeństwa
Scena, nagłośnienie, oświetlenie, konstrukcje tymczasowe, agregaty, przewody elektryczne czy instalacje gastronomiczne tworzą dodatkowe ryzyka.
Pracownik instytucji nie musi być specjalistą od każdej instalacji. Musi jednak wiedzieć, kto nim jest.
Przed wydarzeniem warto zebrać w jednym miejscu kontakty do:
- technika wydarzenia,
- elektryka,
- administratora obiektu,
- ochrony,
- ratowników,
- osoby odpowiedzialnej za ewakuację,
- organizatora,
- osoby odpowiedzialnej za kontakt z mediami.
Dobrą praktyką jest również krótka odprawa całego zespołu przed otwarciem drzwi. Kilkanaście minut rozmowy może być ważniejsze niż kilkadziesiąt stron dokumentacji, której nikt nie pamięta.
Checklista organizatora
Przed wydarzeniem sprawdź:
☐ kto podejmuje decyzje w sytuacji zagrożenia,
☐ czy wydarzenie podlega przepisom ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych,
☐ drogi ewakuacyjne i wyjścia,
☐ dostęp dla służb ratowniczych,
☐ sprzęt przeciwpożarowy i wymagane instalacje,
☐ punkt pierwszej pomocy / zabezpieczenie medyczne,
☐ skład zespołu odpowiedzialnego za bezpieczeństwo,
☐ sposób komunikowania się zespołu,
☐ procedurę dotyczącą zagubionego dziecka,
☐ potrzeby osób ze szczególnymi potrzebami,
☐ prognozę pogody – w przypadku wydarzenia plenerowego,
☐ stan techniczny sceny i instalacji,
☐ kontakty do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary,
☐ sposób przekazywania komunikatów publiczności.
Najważniejsze jest to, czego nie widać
Bezpieczeństwo udanego wydarzenia jest często niewidoczne. Publiczność nie powinna zauważać większości przygotowań: odprawy, sprawdzenia wyjść, testu łączności, ustalenia miejsc dla służb czy przygotowania wariantów awaryjnych.
To właśnie jest oznaką dobrze przygotowanego wydarzenia.
Dla menedżera instytucji kultury bezpieczeństwo nie powinno być więc kolejnym dokumentem do podpisania. To proces zarządzania ryzykiem, który zaczyna się na etapie planowania wydarzenia i kończy dopiero po jego zamknięciu i podsumowaniu.
W przypadku imprez masowych przepisy nakładają na organizatora konkretne obowiązki, a ich spełnienie wymaga współpracy z odpowiednimi służbami i organami. W przypadku pozostałych wydarzeń zakres formalnych obowiązków może być inny, ale zasada pozostaje ta sama: odpowiedzialności za bezpieczeństwo nie da się zastąpić dobrą wolą ani doświadczeniem zespołu. Trzeba ją zaplanować.
Dla dyrektora instytucji
Najprostsze pytanie kontrolne przed każdym większym wydarzeniem brzmi:
„Co zrobimy, jeśli za 10 minut będziemy musieli przerwać imprezę?”
Jeżeli zespół potrafi odpowiedzieć na to pytanie — wie, kto podejmuje decyzję, kto informuje publiczność, którędy wychodzą uczestnicy, gdzie są służby i kto kontaktuje się z ratownikami — instytucja jest znacznie lepiej przygotowana.
Jeżeli odpowiedź brzmi: „zobaczymy”, to właśnie jest moment, żeby zacząć przygotowania.
Uwaga redakcyjna: przepisy dotyczące imprez masowych są szczegółowe i zależne od rodzaju, miejsca oraz charakteru wydarzenia. Powyższa checklista nie zastępuje instrukcji bezpieczeństwa pożarowego, wymaganych uzgodnień ani indywidualnej oceny ryzyka. Przy wydarzeniu kwalifikowanym jako impreza masowa należy stosować wymagania wynikające z ustawy i aktów wykonawczych.
