Zdjęcia i nagrania z koncertów, festiwali, warsztatów czy wystaw są podstawowym narzędziem promocji instytucji kultury. Aby jednak publikacja materiałów była zgodna z prawem, organizator powinien wiedzieć, kiedy konieczne jest uzyskanie zgody na wykorzystanie wizerunku, a kiedy przepisy dopuszczają rozpowszechnianie zdjęć bez uzyskania zgody.
Czym jest wizerunek?
Wizerunek to utrwalony obraz osoby, który pozwala ją rozpoznać. Może to być fotografia, nagranie wideo, transmisja online czy kadr z wydarzenia. W Polsce zasady rozpowszechniania wizerunku reguluje przede wszystkim art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Kiedy potrzebna jest zgoda na wykorzystanie wizerunku?
Co do zasady, publikacja zdjęcia lub filmu przedstawiającego konkretną osobę wymaga jej zgody. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie pisemnej zgody jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia lub podczas rejestracji uczestników. Dotyczy to m.in.:
- zdjęć uczestników warsztatów,
- fotografii wykonanych podczas zajęć edukacyjnych,
- portretów artystów,
- materiałów promujących działalność instytucji kultury,
- publikacji zdjęć na stronie internetowej i w mediach społecznościowych.
Kiedy zgoda nie jest wymagana?
Przepisy przewidują kilka wyjątków. Zgoda nie jest konieczna, gdy:
- osoba otrzymała wynagrodzenie za pozowanie i nie zastrzegła ograniczeń dotyczących publikacji;
- osoba jest powszechnie znana, a zdjęcie wykonano w związku z pełnieniem funkcji publicznych;
- osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie, publiczna impreza, koncert, festiwal, pochód czy krajobraz.
Ostatni wyjątek nie oznacza jednak, że można dowolnie publikować zbliżenia pojedynczych uczestników wydarzenia. Jeżeli dana osoba staje się głównym bohaterem fotografii lub materiału filmowego, warto uzyskać jej zgodę.
POBIERZ WZORY DOKUMENTÓW:
Zgoda na wykorzystanie wizerunku
Zgoda na wykorzystanie wizerunku dziecka
Klauzula informacyjna RODO
Czy zgoda jest wymagana w mediach społecznościowych?
Tak. Publikacja zdjęć na Facebooku, Instagramie, LinkedIn czy TikToku również stanowi rozpowszechnianie wizerunku. Dlatego zgoda powinna obejmować wszystkie kanały komunikacji wykorzystywane przez organizatora.
A co z dziećmi?
W przypadku osób niepełnoletnich zgodę na wykorzystanie wizerunku wyraża rodzic lub opiekun prawny. Warto przygotować osobny formularz zgody, który będzie podpisywany przed udziałem dziecka w wydarzeniu.
Jak długo obowiązuje zgoda?
Przepisy nie określają maksymalnego okresu obowiązywania zgody. W praktyce instytucje kultury najczęściej stosują zgodę udzielaną na czas nieoznaczony, obejmującą wykorzystanie materiałów w celach promocyjnych i archiwalnych.
Najczęstsze błędy organizatorów wydarzeń
- brak pisemnej zgody uczestników,
- publikowanie zdjęć dzieci bez zgody rodziców,
- wykorzystywanie zdjęć do innych celów niż wskazane w formularzu,
- brak klauzuli informacyjnej RODO,
- przekazywanie zdjęć partnerom projektu bez odpowiednich zapisów w zgodzie.
Dobra praktyka dla instytucji kultury
Najlepiej przygotować komplet dokumentów obejmujący formularz zgody na wykorzystanie wizerunku, klauzulę informacyjną RODO oraz zgodę rodzica lub opiekuna prawnego dla osób niepełnoletnich. Dzięki temu organizator może bezpiecznie wykorzystywać zdjęcia i filmy do promocji wydarzeń, prowadzenia strony internetowej, mediów społecznościowych oraz dokumentowania realizowanych projektów.
Podstawa prawna:
Zasady dotyczące rozpowszechniania wizerunku oraz przetwarzania danych osobowych regulują w szczególności:
- Art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 24 z późn. zm.) – określający zasady rozpowszechniania wizerunku oraz przypadki, w których zgoda nie jest wymagana;
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) – dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz swobodnego przepływu takich danych;
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) – regulująca stosowanie przepisów RODO na terytorium Polski.
Zastrzeżenie
Niniejszy artykuł oraz udostępnione wzory dokumentów mają charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowią porady prawnej ani opinii prawnej.
Każda instytucja kultury powinna dostosować treść dokumentów do charakteru prowadzonej działalności, sposobu organizacji wydarzeń oraz obowiązujących przepisów prawa. W przypadku projektów finansowanych ze środków publicznych (np. Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Narodowego Centrum Kultury, Funduszy Europejskich, Funduszy EOG lub innych programów grantowych) warto sprawdzić, czy dokumentacja konkursowa nie przewiduje dodatkowych obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych i dokumentowaniem realizacji projektu.
W razie wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych, wykorzystania wizerunku lub przygotowania dokumentacji zaleca się konsultację z Inspektorem Ochrony Danych lub radcą prawnym bądź adwokatem specjalizującym się w ochronie danych osobowych i prawie autorskim.
Autor: Joanna Wątor
