Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce zaczęła obowiązywać 25 września 2024 r. Pracodawcy musieli się przygotować nie tylko na wdrożenie samych procedur zgłaszania nieprawidłowości, ale też zastanowić się, w jaki sposób szeroko zakrojona ochrona sygnalistów wpływa na bieżące zarządzanie procesami HR w ich organizacjach i jak uchronić się przed podejrzeniami o stosowanie działań odwetowych.
Zero tolerancji dla działań odwetowych
Ustawa o ochronie sygnalistów zakazuje stosowania działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Dla instytucji kultury oznacza to, że pracownik lub osoba współpracująca z instytucją nie może być w żaden sposób represjonowany za zgłoszenie nieprawidłowości. Jednak okazuje się, że uniknięcie posądzenia o działania odwetowe może wcale nie być takie proste, a wręcz nastręczyć pracodawcom wielu kłopotów.
Katalog działań odwetowych – to nie tylko zwolnienie
Warto pamiętać, że działania odwetowe wcale nie ograniczają się do zwolnienia sygnalisty z pracy. Przepis art. 12 ust. 1 ustawy zawiera szeroki – i w dodatku otwarty – katalog takich działań.
niekorzystna zmiana rozkładu czasu pracy sygnalisty,
wyrażenie „negatywnej opinii” o pracy sygnalisty.
Oznacza to, że niemal przy każdym „ruchu” pracodawcy w stosunku do sygnalisty, który pogarsza jego sytuację, pracodawcy powinna zapalić się lampka ostrzegawcza.
Wiele emocji budzi fakt, że zgodnie z art. 55 ustawy, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty (a także osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub osób powiązanych z sygnalistą) wiąże się z sankcjami karnymi w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do 2 lat.
Udowodnić, że to nie działania odwetowe
Zgodnie z definicją, działaniem odwetowym jest podejmowanie „odwetu” wyłącznie na skutek zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistę. Jeżeli pracodawca kieruje się przesłankami czysto merytorycznymi, a nie chęcią rewanżu na sygnaliście, sytuacja powinna wydawać się jasna.
Jednak w myśl nowych przepisów to instytucja kultury będzie musiała udowodnić, że podejmowane działania wobec sygnalisty nie miały charakteru odwetowego. Przykładowo, jeśli pracownik-sygnalista nie otrzyma nagrody za organizację wydarzenia kulturalnego, instytucja musi być w stanie wykazać, że decyzja ta była merytoryczna, a nie wynikała z faktu zgłoszenia przez niego nieprawidłowości.
Sygnalista czy nie?
Kolejnym problemem jest to, że nie zawsze osoba podejmująca decyzje wobec sygnalisty będzie w stanie stwierdzić, że ktoś ma taki status – niekoniecznie podmiot ten będzie odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrzenie zgłoszeń. Często podmiotem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszenia sygnalisty będzie np. dział HR, dział compliance czy dział prawny, a decyzję o warunkach pracy czy płacy będzie podejmował ktoś inny – nieświadomy, że dana osoba jest sygnalistą.
Czy to oznacza, że na każdym kroku należy się upewniać, że dana osoba nie jest przypadkiem sygnalistą? Niekoniecznie, a biorąc pod uwagę konieczność przymus zapewnienia poufności zgłoszeń – może wręcz być to niemożliwe. Nawet mając taką wiedzę, powiązanie zmian kadrowych ze statusem sygnalisty może nie być proste i efektywne.
Adw. Marcin Czerniawski
„Biorąc pod uwagę wspomniane przepisy ochronne, instytucja kultury powinna dołożyć starań, by dysponować materiałem dowodowym, który – w razie postawienia takiego zarzutu przez sygnalistę – pozwoli stwierdzić, że działanie nie miało nic wspólnego z odwetem za zgłoszenie nieprawidłowości” –mecenas Marcin Czarniawski z kancelarii RK Legal.
Przygotowanie na nowe wyzwania
Oznacza to, że wdrożenie przepisów o sygnalistach wymaga od organizacji więcej niż tylko samego stworzenia i wdrożenia procedur dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń. Konieczna może być rewizja dotychczasowych regulacji wewnętrznych i stosowanej praktyki, nawet w obszarach pozornie niezwiązanych z whistleblowingem.
Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, jeżeli pracownikom przyznawana jest premia na podstawie oceny pracy, dobrze byłoby usystematyzować ten proces: np. wprowadzić regulamin ocen, notatki z rozmów – tak, aby wynikało z nich, że negatywny wynik miał swoje ścisłe merytoryczne uzasadnienie. Takie działania były dobrą praktyką już wcześniej, rekomendowaną pracodawcom choćby w celu odparcia roszczeń pracownika o składniki wynagrodzenia, uniknięcia posądzenia o dyskryminację czy arbitralność. Teraz, wobec możliwości podniesienia zarzutu „działań odwetowych” i wspomnianego „odwróconego ciężaru dowodu”, organizacje powinny pilnować tego jeszcze bardziej.
Im dokładniej instytucji kultury uda się uporządkować wewnętrzne procedury, tym łatwiej będzie bronić się przed zarzutem działań odwetowych.
Nowe przepisy a „nietykalność sygnalistów”
„Poza kwestiami formalnymi, nieodzowna jest właściwa komunikacja. Gdy pracodawca zmienia pracownikowi grafik na mniej dogodny – dobrze jest wskazać, że tej zmiany wymaga organizacja pracy. Jeśli instytucja przesuwa kompetencje pracownika na rzecz kolegi z zespołu – przełożony powinien wyjaśnić im, skąd taka decyzja” – adw. Marcin Czarniawski.
Trzeba podkreślić, że – wbrew obiegowej opinii i obawom niektórych pracodawców – nowe przepisy wcale nie zapewniają sygnalistom „nietykalności”. Można podejmować wobec sygnalisty działania na jego niekorzyść, łącznie ze zwolnieniem go z pracy. Należy jednak mieć na uwadze, że ewentualna koincydencja między takim działaniem a dokonaniem zgłoszenia będzie wymagała od niego precyzyjnego wykazania uzasadnienia i motywacji. Nie oznacza to wcale „związanych rąk”, ale wymaga odpowiedniej komunikacji, transparentności i rzetelności w relacjach z pracownikami i zleceniobiorcami.
Autor: adw. Marcin Czarniawski, Departament wsparcia biznesu, RK Legal
RK Legal – Partner ManageraKultury.pl Od 2006 roku kancelaria RK Legal świadczy kompleksowe usługi prawne dla biznesu. Pod szyldem RK Legal skupia spółki wspierające przedsiębiorców w kwestiach prawnych, zarządzaniu portfelami wierzytelności, ochronie danych osobowych, a także public relations i komunikacji marketingowej. RK Legal obsługuje obecnie kilkudziesięciu klientów korporacyjnych, zarówno podmioty z międzynarodowych grup kapitałowych, jak i spółki działające na terenie Polski, w tym spółki Skarbu Państwa. Specjalizuje się m.in. w obsłudze procesów związanych z dochodzeniem należności, compliance, doradztwem transakcyjnym, obsługą inwestycji budowlanych, prawem pracy, ochroną danych osobowych czy komunikacją kryzysową. Zespół kancelarii liczy dziś łącznie ponad 150 osób, które w codziennej pracy stawiają na jasne odpowiedzi, skupione wokół celów biznesowych swoich klientów.
Aby zapewnić jak najlepsze wrażenia, korzystamy z technologii, takich jak pliki cookie, do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Zgoda na te technologie pozwoli nam przetwarzać dane, takie jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub wycofanie zgody może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Zawsze aktywne
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statystyka
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.