Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce zaczęła obowiązywać 25 września 2024 r. Pracodawcy musieli się przygotować nie tylko na wdrożenie samych procedur zgłaszania nieprawidłowości, ale też zastanowić się, w jaki sposób szeroko zakrojona ochrona sygnalistów wpływa na bieżące zarządzanie procesami HR w ich organizacjach i jak uchronić się przed podejrzeniami o stosowanie działań odwetowych.
Zero tolerancji dla działań odwetowych
Ustawa o ochronie sygnalistów zakazuje stosowania działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Dla instytucji kultury oznacza to, że pracownik lub osoba współpracująca z instytucją nie może być w żaden sposób represjonowany za zgłoszenie nieprawidłowości. Jednak okazuje się, że uniknięcie posądzenia o działania odwetowe może wcale nie być takie proste, a wręcz nastręczyć pracodawcom wielu kłopotów.
Katalog działań odwetowych – to nie tylko zwolnienie
Warto pamiętać, że działania odwetowe wcale nie ograniczają się do zwolnienia sygnalisty z pracy. Przepis art. 12 ust. 1 ustawy zawiera szeroki – i w dodatku otwarty – katalog takich działań.
niekorzystna zmiana rozkładu czasu pracy sygnalisty,
wyrażenie „negatywnej opinii” o pracy sygnalisty.
Oznacza to, że niemal przy każdym „ruchu” pracodawcy w stosunku do sygnalisty, który pogarsza jego sytuację, pracodawcy powinna zapalić się lampka ostrzegawcza.
Wiele emocji budzi fakt, że zgodnie z art. 55 ustawy, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty (a także osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub osób powiązanych z sygnalistą) wiąże się z sankcjami karnymi w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do 2 lat.
Udowodnić, że to nie działania odwetowe
Zgodnie z definicją, działaniem odwetowym jest podejmowanie „odwetu” wyłącznie na skutek zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistę. Jeżeli pracodawca kieruje się przesłankami czysto merytorycznymi, a nie chęcią rewanżu na sygnaliście, sytuacja powinna wydawać się jasna.
Jednak w myśl nowych przepisów to instytucja kultury będzie musiała udowodnić, że podejmowane działania wobec sygnalisty nie miały charakteru odwetowego. Przykładowo, jeśli pracownik-sygnalista nie otrzyma nagrody za organizację wydarzenia kulturalnego, instytucja musi być w stanie wykazać, że decyzja ta była merytoryczna, a nie wynikała z faktu zgłoszenia przez niego nieprawidłowości.
Sygnalista czy nie?
Kolejnym problemem jest to, że nie zawsze osoba podejmująca decyzje wobec sygnalisty będzie w stanie stwierdzić, że ktoś ma taki status – niekoniecznie podmiot ten będzie odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrzenie zgłoszeń. Często podmiotem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszenia sygnalisty będzie np. dział HR, dział compliance czy dział prawny, a decyzję o warunkach pracy czy płacy będzie podejmował ktoś inny – nieświadomy, że dana osoba jest sygnalistą.
Czy to oznacza, że na każdym kroku należy się upewniać, że dana osoba nie jest przypadkiem sygnalistą? Niekoniecznie, a biorąc pod uwagę konieczność przymus zapewnienia poufności zgłoszeń – może wręcz być to niemożliwe. Nawet mając taką wiedzę, powiązanie zmian kadrowych ze statusem sygnalisty może nie być proste i efektywne.
Adw. Marcin Czerniawski
„Biorąc pod uwagę wspomniane przepisy ochronne, instytucja kultury powinna dołożyć starań, by dysponować materiałem dowodowym, który – w razie postawienia takiego zarzutu przez sygnalistę – pozwoli stwierdzić, że działanie nie miało nic wspólnego z odwetem za zgłoszenie nieprawidłowości” –mecenas Marcin Czarniawski z kancelarii RK Legal.
Przygotowanie na nowe wyzwania
Oznacza to, że wdrożenie przepisów o sygnalistach wymaga od organizacji więcej niż tylko samego stworzenia i wdrożenia procedur dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń. Konieczna może być rewizja dotychczasowych regulacji wewnętrznych i stosowanej praktyki, nawet w obszarach pozornie niezwiązanych z whistleblowingem.
Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, jeżeli pracownikom przyznawana jest premia na podstawie oceny pracy, dobrze byłoby usystematyzować ten proces: np. wprowadzić regulamin ocen, notatki z rozmów – tak, aby wynikało z nich, że negatywny wynik miał swoje ścisłe merytoryczne uzasadnienie. Takie działania były dobrą praktyką już wcześniej, rekomendowaną pracodawcom choćby w celu odparcia roszczeń pracownika o składniki wynagrodzenia, uniknięcia posądzenia o dyskryminację czy arbitralność. Teraz, wobec możliwości podniesienia zarzutu „działań odwetowych” i wspomnianego „odwróconego ciężaru dowodu”, organizacje powinny pilnować tego jeszcze bardziej.
Im dokładniej instytucji kultury uda się uporządkować wewnętrzne procedury, tym łatwiej będzie bronić się przed zarzutem działań odwetowych.
Nowe przepisy a „nietykalność sygnalistów”
„Poza kwestiami formalnymi, nieodzowna jest właściwa komunikacja. Gdy pracodawca zmienia pracownikowi grafik na mniej dogodny – dobrze jest wskazać, że tej zmiany wymaga organizacja pracy. Jeśli instytucja przesuwa kompetencje pracownika na rzecz kolegi z zespołu – przełożony powinien wyjaśnić im, skąd taka decyzja” – adw. Marcin Czarniawski.
Trzeba podkreślić, że – wbrew obiegowej opinii i obawom niektórych pracodawców – nowe przepisy wcale nie zapewniają sygnalistom „nietykalności”. Można podejmować wobec sygnalisty działania na jego niekorzyść, łącznie ze zwolnieniem go z pracy. Należy jednak mieć na uwadze, że ewentualna koincydencja między takim działaniem a dokonaniem zgłoszenia będzie wymagała od niego precyzyjnego wykazania uzasadnienia i motywacji. Nie oznacza to wcale „związanych rąk”, ale wymaga odpowiedniej komunikacji, transparentności i rzetelności w relacjach z pracownikami i zleceniobiorcami.
Autor: adw. Marcin Czarniawski, Departament wsparcia biznesu, RK Legal
RK Legal – Partner ManageraKultury.pl Od 2006 roku kancelaria RK Legal świadczy kompleksowe usługi prawne dla biznesu. Pod szyldem RK Legal skupia spółki wspierające przedsiębiorców w kwestiach prawnych, zarządzaniu portfelami wierzytelności, ochronie danych osobowych, a także public relations i komunikacji marketingowej. RK Legal obsługuje obecnie kilkudziesięciu klientów korporacyjnych, zarówno podmioty z międzynarodowych grup kapitałowych, jak i spółki działające na terenie Polski, w tym spółki Skarbu Państwa. Specjalizuje się m.in. w obsłudze procesów związanych z dochodzeniem należności, compliance, doradztwem transakcyjnym, obsługą inwestycji budowlanych, prawem pracy, ochroną danych osobowych czy komunikacją kryzysową. Zespół kancelarii liczy dziś łącznie ponad 150 osób, które w codziennej pracy stawiają na jasne odpowiedzi, skupione wokół celów biznesowych swoich klientów.
