Poza wyborem metody, na podstawie której będziemy w swojej organizacji opracowywać scenariusze bezpieczeństwa, konieczne jest doraźne utworzenie zespołu projektowego do opracowania takich scenariuszy. Powinna to być grupa 3-5 osób, dobranych według klucza profilu kompetencji i doświadczenia zawodowego o potwierdzonym statusie bezpieczeństwa, wywodzących się zarówno z pracowników danej organizacji/instytucji, jak i spoza niej.
Jak stworzyć dobry zespół do opracowania scenariuszy bezpieczeństwa?
W celu zbudowania efektywnego zespołu do opracowania scenariuszy zespół musi być mieszany (pracownicy danej instytucji oraz osoby spoza niej) i do tego interdyscyplinarny. Można również skorzystać z usług zewnętrznych podmiotów zajmujących się naukami o bezpieczeństwie (np. uczelni wyższej). Kluczem jest uzyskanie efektu synergii wynikającego z dwóch czynników: pozainstytucjonalnego spojrzenia na możliwe zagrożenia oraz zaufania i odpowiedzialności członków zespołu.
Sukces, a zatem i efektywność (siła/skuteczność) opracowywanych scenariuszy weryfikujących dokonaną wcześniej ocenę ryzyka zależy od rzetelności i sprawności całego zespołu odpowiedzialnego za ich opracowanie. Aby zagwarantować skuteczność, kierownik lub dyrektor musi dobrze dobrać członków zespołu do opracowania scenariuszy. W tym znaczeniu budowanie zespołu projektowego musi determinować go do stosowania się do pewnych zaleceń i unikania błędów, które zagrażają powodzeniu projektu.
Zespół projektowy scenariuszy bezpieczeństwa
Zespół do opracowania scenariuszy weryfikacyjnych (projektowy) to grupa osób, które wspólnie realizują to zadanie. W tym przypadku zespół jest doraźny i może pracować od kilku dni do kilku tygodni. W tym samym czasie uczestnicy mogą realizować swoje zwykłe obowiązki zawodowe. Każdy z uczestników ma ten sam cel i uważa siebie za integralną część realizowanego zadania (projektu) oraz działa pod kierunkiem kierownika lub dyrektora odpowiedzialnego za zarządzanie ryzykiem w danej instytucji. Ponadto, ważne jest, aby w zespole wyłonił się jego lider, który będzie naturalnym partnerem dla ww. kierownika lub dyrektora oraz jednocześnie przedstawicielem pozostałych członków zespołu.
Aby zespół projektowy odniósł sukces, niezbędna jest jego spójność i co za tym idzie, odpowiedni dobór jego członków pod kątem profilu kompetencji oraz typów charakteru. Dobrze jest, aby w zespole znalazły się osoby o zróżnicowanym doświadczeniu zawodowym i życiowym oraz cechach osobowości pozwalających na sprawne funkcjonowanie pracy wewnątrz grupy (np. osoby o cechach analitycznych, kreatywnych, współpracy w grupie czy podejmujących decyzję). Nie można oczekiwać efektywnej pracy i dobrych wyników pracy zespołu, jeżeli znajdą się w nim tylko osoby o takich samych cechach! Dlatego kluczem budowy zespołu do opracowania scenariuszy weryfikujących (atakujących) organizację jest wybór osób oparty na profilu osobowości/kompetencji), a następnie według proporcji pomiędzy pracownikami danej instytucji oraz osobami z zewnątrz – proponuje się zachowanie proporcji 2:1. Przy czym osoby z zewnątrz mogą być doraźnie związane z daną organizacją np. rodzice wchodzący w skład komitetu rodzicielskiego w przypadku szkoły czy członkowie rady społecznej działającej przy placówce, przedstawiciele stowarzyszeń lub osoby całkowicie niezwiązane z daną organizacją. Istotne jest, aby osoby zewnętrzne posiadały inne doświadczenie branżowe niż pracownicy danej instytucji, nie były związane zawodowo z organami bezpieczeństwa (np. Policja) i mogły wnieść do zadania zupełnie inne spojrzenie. Nie mogą to jednak być osoby całkowicie postronne, nieznane i przypadkowe ze względu na dostęp do informacji o słabych punktach weryfikowanej scenariuszowo organizacji.
Do określenia profilu kandydatów do zespołu można wykorzystać dwa podejścia – uproszczone, np. test osobowościowy Taylora Hartmana (lub jedną z jego wersji) oraz zaawansowane, np. testy SOFTSKILL i MASTERMIND.
Struktura zespołu projektowego scenariuszy bezpieczeństwa
Z puli kandydatów do zespołu opracowującego scenariusze po ich wstępnym wytypowaniu i poddaniu badaniu profilu należy pracę zespołu podporządkować następującym zasadom:
a) Określić dokładnie, jakie umiejętności członków zespołu są potrzebne do opracowania scenariuszy weryfikacyjnych.
b) Kierownik/dyrektor przed przekazaniem zadania zespołowi musi wcześniej określić swoje potrzeby, aby wybrać współpracowników i poszukać umiejętności potrzebnych do realizacji silnych scenariuszy; członkowie zespołu muszą pochodzić zarówno z wnętrza organizacji, jak i spoza niej. Aby zapewnić harmonię w zespole, menedżer powinien wybrać osoby, które zintegruje z zespołem. Jednostkom, które nie mają tych samych celów, trudno jest współpracować, aby zapewnić realizację tego samego projektu. Wszystkie zaangażowane osoby powinny mieć wspólny interes w realizowanym projekcie – w tym przypadku podniesienie bezpieczeństwa organizacji.
c) Ustanowienie skutecznego przywództwa – lider grupy.
d) Na podstawie profili kompetencji prace nad scenariuszami powierza się wybranemu zespołowi. Warunkiem niezbędnym do jego efektywnej pracy jest wyłonienie lub określenie lidera, który będzie odpowiadał za pracę całego zespołu i jednocześnie będzie osobą kontaktową z kierownikiem/dyrektorem zlecającym. Ponadto, lider odpowiadać będzie za podział prac w zespole i uzyskanie efektu synergii. Każdy uczestnik zespołu musi dokładnie wiedzieć, jakie są jego zadania i jaki jest jego zakres odpowiedzialności. Poszczególni członkowie zespołu muszą również wiedzieć, jaka jest ich misja, jakie są ich indywidualne cele i jaka jest ich rola w zespole. Muszą również rozumieć role i obowiązki innych członków zespołu.
e) Ustanowienie wsparcia organizacyjnego (miejsce spotkań, materiały biurowe itp.).
f) Na potrzeby opracowania scenariuszy weryfikacyjnych wymagane są minimalne nakłady i wsparcie organizacyjne ze strony organizacji/instytucji. Ze względów kontrolnych i organizacyjnych, po zbudowaniu zespołu, wystarczy ustanowienie zasad komunikacji i terminu realizacji scenariuszy. Nie jest konieczne przekazywanie żadnych specjalnych informacji czy dokumentów, w tym dokonanej wcześniej oceny ryzyka. Wystarczającym wsparciem będzie udostepnienie w wyznaczonych dniach i godzinach pomieszczenia do pracy zespołu oraz opcjonalnie zapoznanie z obiektami i charakterystyką instytucji. Należy skupić się na kwestiach zabezpieczenia i ograniczenia dostępu do gromadzonych materiałów i opracowywanych scenariuszy przez zespół oraz wymiany informacji wewnątrz członków zespołu, aby nie wydostawały się poza krąg osób pracujących nad polityką zarządzania ryzykiem w instytucji i stały się inspiracją do wcielenia scenariuszy w życie lub nie spowodowały wycieku informacji o słabych punktach instytucji.
Zasady pracy zespołu projektowego scenariuszy bezpieczeństwa
Konstruktywna krytyka jest niezbędna dla zapewnienia wysokiej jakości efektów pracy zespołu. Dyrektor/kierownik instytucji przeprowadza tę krytykę po ocenie pracy wykonanej przez powołany zespół. W przypadku zespołu powołanego do opracowania scenariuszy weryfikacyjnych, najlepszym sposobem na przeprowadzenie krytycznej oceny zbiorowej jest ich sprawdzenie realizowane poprzez weryfikację aktualnej oceny ryzyka. Z kolei ocena indywidualna pracy uczestników zespołu może być realizowana poprzez opinie lidera oraz ankiety wszystkich członków zespołu.
Komunikacja jest podstawą pracy zespołu projektowego. Musi być pozioma i pionowa: od menedżera do dyrektora/kierownika instytucji kultury do zespołu i jego lidera oraz pomiędzy członkami zespołu. Poszczególni członkowie zespołu muszą mieć możliwość pełnego i swobodnego wyrażania siebie, przedstawiania swoich pomysłów, opinii, uczuć i rozwiązań ewentualnych problemów bez obawy, że zostaną osądzeni lub zignorowani.
Zespół do opracowania scenariuszy weryfikacyjnych nie może być zbyt duży. Ze względu na przyjęte w tym zakresie praktyki zespół taki powinien liczyć od 3 do 6 osób. O udziale danej osoby w zespole powinny zdecydować głównie kompetencje merytoryczne oraz profil charakteru określony w jednym z testów przedstawionych powyżej.
Polecamy temat: Jak identyfikować zagrożenia i szacować ich wpływ na działalność w obszarze kultury? >>
Siłą zespołu jest wkład każdego z jego członków. Oczywiście, niektórzy z nich mogą być bardziej kompetentni i doświadczeni niż inni. Lider zespołu musi wziąć pod uwagę, że realizacja scenariusza weryfikacyjnego opiera się na pracy zespołowej i efekcie synergii. Nawet najbardziej niekompetentni członkowie mogą posiadać specjalne know-how przydatne w stworzeniu silnego scenariusza. Jest to korzyść z połączenia w zespół ludzi w celu wypracowania wspólnego rozwiązania (scenariusza).
Ze względu wrażliwość obszaru zarządzania ryzykiem należy przewidzieć i ustalić zasady oraz kanały obiegu informacji i wzajemnej komunikacji członków zespołu i dyrektora/ kierownika samej organizacji. Rezultaty pracy zespołu, informacje przekazywane członkom zespołu oraz finalny scenariusz nie powinny być upubliczniane. Wskazane jest, aby prace zespołu prowadzone były stacjonarnie, a informacje i scenariusz przesyłane były tylko drogą mailową i to z wykorzystaniem poczty służbowej. Ponadto, członkowie zespołu powinni zostać zobowiązani na piśmie do zachowania poufności i nieujawniania treści związanych z wykonywaniem zadania.
Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do Nas! Udzielamy konsultacji i z przyjemnością odpowiemy na twoje pytania.
Tekst: Radosław Tyślewicz